Zu einer der wichtigen Aufgaben des Betriebsrats gehört es u.a., die Einhaltung des BDSG zu überwachen (§ 80 Abs. 1 BetrVG) und im Zuge seiner Mitbestimmung Regeln zu vereinbaren, wie mit personenbezogenen bzw. beziehbaren Daten im Betrieb umgegangen wird (siehe auch § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG und  § 26 BDSG).

Nicht nur die im Betriebsrats-PC gespeicherten Daten, sondern auch die auf Papier gedruckten und im Aktenschrank abgehefteten Daten über einzelne Mitarbeiter unterliegen den Datenschutzbestimmungen.

Im Hinblick auf die Verwaltung derartiger Daten, sind zusammengefasst die wichtigsten Regeln:

• Keine Erfassung von personenbezogenen Daten ohne bestehenden sachlichen Grund
• Datensparsamkeit – keine unnötigen oder unbegründeten Vervielfältigungen.
• Zugriffs- und Nutzungsregeln
• Löschen von Daten, die nicht mehr gebraucht werden
• usw.

Für die Verwaltung im Betriebsratsbüro sollte es also nicht nur darauf ankommen, eine geordnete und zweckmäßige Akten- oder Dateiablage zu schaffen (siehe Vorseiten), sondern diese auch regelmäßig auf Aktualität zu überprüfen.

Konsequent müssen alte Daten und Informationen, die nicht mehr benötigt werden aussortiert bzw. gelöscht werden. Dabei ist bei der Entscheidung, ob Daten noch aufbewahrt werden wichtig, dass sie tatsächlich noch gebraucht werden. Wenn es lediglich zweckmäßig erscheint Daten aufzubewahren, weil man sie unter Umständen später noch einmal braucht, dürfen personenbezogene Daten nicht aufbewahrt werden.  

In der Regel benötigt der Betriebsrat konkrete personenbezogene Daten, um seinen Überwachungsaufgaben aus dem§ 80 Abs. 1 BetrVG gerecht zu werden. Auch können sich für den Betriebsrat Ansprüche, auf personenbezogene Daten zuzugreifen, aus Betriebsvereinbarungen ergeben.

Und natürlich werden dem Betriebsrat auch bei Einstellungen oder Kündigungen eine Vielzahl personenbezogener Daten vorgelegt, die der Betriebsrat zu seiner Entscheidungsfindung auch benötigt (siehe auch § 99 und § 102 BetrVG)

Wie lange diese Daten dann aber aufbewahrt werden, muss sich aus dem konkreten Einzelfall ergeben. So kann z.B. nach der Überprüfung ob ein Gesetz angewendet wird, eine Angelegenheit nach kurzer Zeit erledigt sein. Es kann aber auch sein, dass zunächst  langwierige Verhandlungen mit dem Arbeitgeber geführt werden müssen, oder Ansprüche von Arbeitnehmern über Jahre entstehen und überprüft werden müssen (z.B. bei Langzeitkonten oder einer betrieblichen Altersversorgung).

Ein anderes Beispiel: Bei einer Einstellung (Anhörung des Betriebsrats nach § 99 BetrVG) werden dem Betriebsrat u.a. die Bewerbungsunterlagen (Zeugnisse, Lebenslauf usw.) vor gelegt. Ist das Verfahren abgeschlossen und der Betriebsrat hat der Einstellung zugestimmt, können die Bewerbungsunterlagen entweder an die Personalabteilung zurückgegeben werden oder (falls es Kopien sind) vernichtet werden.

Der Arbeitgeber ist nicht befugt, den Betriebsrat zu kontrollieren, welche Daten dieser erfasst. Auch der vom Arbeitgeber bestellte Datenschutzbeauftragte darf dies nicht tun.

Allerdings könnte die Datenschutzbehörde tätig werden – wenn auch ein eher selten zu erwartender Vorgang.