Am Anfang ist der Aktenplan
Jeder Betriebsrat braucht ein Ordnungssystem, das es ihm erlaubt, alles Material, alle Unterlagen und Dateien, die er besitzt, richtig abzulegen und (besonders wichtig!) jederzeit auch wiederzufinden!
Das gilt für das Ablegen von Papierunterlagen, genauso aber auch für das Einsortieren von Dateien in "Ordner" (Verzeichnisse). Denn gerade die Dateiablage auf dem PC (oder gar auf mehreren Computern) führt besonders schnell ins Chaos.
Dabei ist es natürlich wichtig, dass neben einer strukturierten Ablage im Aktenschrank oder in Dateien auch der Datenschutz beachtet wird.
Trotz gleicher Systematik gilt es aber, jeweils die besonderen Anforderungen, die die Papierablage und die Dateiablage stellen, zu berücksichtigen. Dazu gehört ein spezielles Verfahren für den Umgang mit aktuellen Papierunterlagen einerseits und mit der Vergabe von Dateinamen andererseits.