"Vorgänge" bearbeiten
Vorgangsbearbeitung klingt ziemlich bürokratisch. Wer es gerne etwas "moderner" könnte auch Dokumenten-Management dazu sagen. Denn das ist es, worum es letztlich geht:
Wenn der Betriebsrat einen Fall bearbeitet (z.B. eine beabsichtigte Kündigung) möchte er natürlich möglichst einfach und sicher an alle aktuellen und archivierten Dateien und Dokumente herankommen, die in diesem Zusammenhang hilfreich sein könnten.
Nun könnte man zwar z.B. alle bisher gespeicherten Kündigungswidersprüche auch mithilfe einer Volltextsuche finden, man bekäme aber doch einen Wust aktuell nicht benötigter Fundstellen gleich mit dazu. Ein klares Namensschema hingegen führt viel schneller zum Ziel - dazu ein Beispiel:
Erster Schritt:
Durch Suchen nach dem Namen des Betroffenen (Mayer3) bekäme man alles auf den Bildschirm, bei dem es um diesen Arbeitnehmer gegangen ist (z.B. Abmahnungen, Eingruppierungsprobleme).
Zweiter Schritt:
Durch Suchen nach dem Begriff "KündWider" im Dateinamen bekäme man alle bisher schon geschriebenen Kündigungswidersprüche angeboten (gleich nach Erstellungsdatum sortiert).
Dritter Schritt:
Mithilfe dieser gefundenen Dateien kann ein Entwuf für ein Widerspruchsschreiben im Fall "Mayer3" erstellt werden.
Aber auch die Volltextsuche ist natürlich sinnvoll zu nutzen - Beispiel:
Der Betriebsrat möchte fachgebietsübergreifend alle Dateien finden, die sich mit dem "Projekt X" befassen. Eine entsprechende Suchabfrage listet dann alle Dateien auf, in deren Inhalt irgendwo das Wort oder der Begriff "Projekt X" vorkommt.
Auch die Datumsangabe im Dateinamen kann sehr nützlich sein, um bestimmte Vorgänge zu finden:
Die Suche nach "2010-01" im Dateinamen stellt alle Dokumente zusammen, die im Januar 2010 erstellt wurden.
Auf das mit jeder Datei automatisch als Hintergrundinformation gespeicherte "Erstellungsdatum" ist in dieser Hinsicht kein Verlass, weil bei jeder Änderung einer Datei das Erstellungsdatum mit dem aktuellen Datum überschrieben wird. Es kann also durchaus vorkommen, dass ein im Juli 2009 geschriebener Widerspruch plötzlich unter dem Erstellungsdatum 2010-09-13 erscheint...
Die gefundenen Unterlagen ließen sich dann einfach in einen eigenen Ordner kopieren (nicht etwa verschieben!). Das könnte dann auch ein "temporärer Ordner" sein, den man später wieder löscht (die Originaldateien befinden sich ja noch in ihrem Ursprungsordner).
Diese Beispiele und Möglichkeiten zeigen, dass man allein durch eine geschickte und durchdachte Nutzung der normalen Suchfunktionen so etwas wie ein (für die meisten Betriebsräte sicher ausreichendes) "Dokumenten-Management" erreichen kann - vorausgesetzt, es gibt ein konsequent eingehaltenes System für die Vergabe von Dateinamen.