Aktuelles und Archiv

Entscheidend für den Umgang mit abgelegten Papierunterlagen sind Übersichtlichkeit und schneller Zugriff. Dafür empfiehlt es sich, aufbauend auf dem hier empfohlenen Aktenplanschema (hier), die Gruppe 1 (Projekte und Fälle) in drei parallel laufende Ablagen aufzuteilen:

Laufende Probleme
Hier werden (nach dem Schema des Aktenplans) alle Unterlagen abgelegt zu den Fällen, Projekten und Einzelproblemen, die der Betriebsrat noch in Arbeit hat. Denn weil solche Unterlagen häufiger in die Hand genommen werden müssen als die Materialien über abgeschlossene Arbeiten, ist es für die Praxis sinnvoll, sie davon getrennt aufzuheben - das erspart Suchzeit.

Erledigte Probleme
Das ist das "Archiv" des Betriebsrats. Es enthält alle Unterlagen über abgeschlossene Arbeiten und Fälle, die man nicht mehr allzu oft in die Hand nehmen, aber trotzdem für spätere Auswertung oder Klärung aufheben muss.

Ist ein Projekt oder ein Fall also abgeschlossen, wandern die dazugehörenden Unterlagen aus dem Ordner "Laufende Probleme" in einen Ordner "Erledigte Probleme". Diese kleine Mühe wird mehr als aufgewogen durch die so eingesparte Suchzeit. Bei dieser Gelegenheit sollten auch gleich personenbezogene Daten von Arbeitnehmern, die für die spätere Bearbeitung nicht mehr benötigt werden, entfernt werden (mehr zum Datenschutz siehe hier)

Umfangreiche Einzelprobleme
Hat das (Papier-)Material zu einem Einzelproblem einen sehr großen Umfang angenommen, wird dafür ein eigener Ordner angelegt, in dem sich dann nur die Unterlagen zu diesem einen Problem befinden. Dieser eigene Fall-Ordner bleibt dann so erhalten, auch wenn das Problem abgeschlossen ist. Eine nochmalige Unterteilung in laufende oder erledigte Probleme ist bei den "Umfangreichen Einzelproblemen" in der Regel nicht nötig.

Unterlagen nur in Ordnern hintereinander abzuheften, geht natürlich nicht. Je nach Art und Anzahl der Unterlagen und Fälle, muss es noch eine Feinunterteilung geben:
Gibt es unter einem Punkt des Aktenplans viele, auf verschiedene Personen bezogene Einzelfälle, dann werden diese mit Hilfe von Registerblättern alphabetisch abgelegt!
Das ist aber nicht bei jeder Rubrik optimal. So wird man beispielsweise "Wirtschaftliche Informationen" nach Jahren oder zusätzlich noch nach Quartalen und Schichtpläne vielleicht nach Monaten und Rationalisierungsprojekte nach Einzelfällen ordnen wollen.
Für all diese Zwecke gibt es geeignete (bedruckte oder zu beschriftende) Registerblätter!
Werden die Unterlagen zu einem der abgehefteten Einzelfälle so umfangreich, dass die Trennung zwischen den Einzelfällen nicht mehr klar ist, dann sollte man für diese Fälle einen Schnellhefter anzulegen, der in den Aktenordner eingehängt werden kann. Damit trennt sich dieser Fall nicht nur klar von den anderen, die Unterlagen lassen sich auch mit einem Griff herausnehmen.
Dieses Anlegen eines Schnellhefters (entsprechend beschriftet), ist dann übrigens oft der erste Schritt dazu, schließlich einen eigenen Ordner zu diesem Fall anzulegen (unter der Rubrik "Umfangreichere Einzelprobleme")...
der nächste Schritt