Ablage mit System

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem übersichtlichen Ablagesytem - das man auch "Aktenplan" nennen kann - ist die Unterteilung aller Unterlagen, Informationen und Dateien in zwei große Gruppen.

Gruppe 1: Projekte und Fälle

Gruppe 2: ständige Informationen

Beide Gruppen müssen natürlich noch weiter unterteilt werden. Wie fein diese Unterteilung sein muss hängt vom Umfang der Betriebsratsarbeit ab. In jedem Fall aber gilt:

Mit wenigen Unterpunkten anfangen! Erst wenn das unter einem Sachpunkt abgelegte Material zu umfangreich wird, über eine Unterteilung entscheiden - je nach Fülle und Art der Unterlagen!

Jeder Aktenplan muss konkret auf die betrieblichen Probleme und die vorhandene Materialmenge zugeschnitten werden!

Die Unterteilung der Gruppe 1 (Projekte und Fälle) könnte dann z.B. so aussehen:

A    Personelle Maßnahmen
B    Lohn/Gehalt/…
C    Investitionsprojekte
D    Sicherheit/Unfallschutz
E    Arbeitsplatzgestaltung
F    Arbeitszeitfragen
G    Sozialeinrichtungen
H    Berufsbildung/Ausbildung

Achtung: Dies ist natürlich nur ein Beispiel! Gibt es z.B. keine Sozialeinrichtungen oder keine Ausbildungsprobleme, benötigt man diese Punkte auch nicht. Ebenso gut kann es sein, dass zusätzliche Punkte eingefügt werden müssen, z.B. Schwerbehindertenfragen, Mutterschutzprobleme oder Ähnliches.

Außerdem wird bei zumindest einigen dieser Untergruppen so gut wie immer eine noch weitergehende Unterteilung vorgenommen werden müssen, um zu verhindern, dass unter den einzelnen Gliederungspunkten zu viele und zu verschiedene Probleme abgelegt werden müssen - auch dafür ein Beispiel:

A    Personelle Maßnahmen

  • Kündigungen
  • Einstellungen
  • Versetzungen

Und auch das wird nicht immer ausreichen. Zumindest größere Betriebsräte werden noch weiter unterteilen müssen - vielleicht sogar so weitgehend:

A    Personelle Maßnahmen

  • Kündigungen, Verwaltung
  • Kündigungen, Außendienst
  • Kündigungen, Montage
  • Kündigungen, Produktion 1...

Bei umfangreicheren Einzelproblemen (z.B. größeren Rationalisierungsprojekten) wird es ebenfalls oft eine feinere Unterteilung geben müssen – Beispiel:

Projekt: Schichtplanung

  • Mitteilungen des Arbeitgebers
  • Projektbeschreibung
  • Informationsmaterial
  • Betriebsvereinbarung (Entwürfe)

Die zweite große Gruppe (ständige Informationen) fasst dann alle Unterlagen zusammen, die als stets greifbares Material vorhanden sein müssen, weil man zur Lösung verschiedenster Probleme und Fälle immer wieder darauf zurückgreifen muss. Auch dafür werden natürlich Untergruppen gebraucht – Beispiel:

1    Betriebsvereinbarungen
2    Tarifverträge
3    Wirtschaftliche Informationen
4    Gewerkschaft
5    Betriebsrat intern

Und mindestens zur Untergruppe 5 wird dann selbst im kleinen Betriebsrat eine weitergehende Unterteilung nötig sein:

5    Betriebsrat intern

  • Geschäftsordnung
  • Protokolle BR-Sitzungen
  • Protokolle Ausschüsse
  • Arbeitspläne
  • Wahlunterlagen

Dieser Aktenplan muss dann im Betriebsratsbüro aushängen oder zumindest ohne Probleme greifbar sein, so dass jedes Betriebsratsmitglied sich jederzeit daran orientieren kann. Ehe es dann mit dem nächsten Schritt weitergeht, sollte erst einmal ein Beispiel für einen solchen Aktenplan (hier) angeschaut und ausgedruckt werden.

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Betriebsrat und Datenschutz

Für die Arbeit des Betriebsrats ist eine gute Ablage der Unterlagen unabdingbar. Aber auch der Datenschutz - der Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeiter/innen also - spielt eine große Rolle.

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