Standardaufbau für Briefe
Das "Betreff":
Jeder Brief sollte - wie eine E-Mail auch - gleich unter dem Absendedatum ein klar formuliertes "Betreff" haben. Will man z.B. in einem Schreiben an den Arbeitgeber den Inhalt eines Betriebsratsbeschlusses mitteilen, beginnt das "Betreff" sinnvollerweise mit den Worten "Mitteilung des Betriebsrats über einen Beschluss zu..."
Ansonsten verwendet man für das "Betreff" möglichst Begriffe aus seinem Aktenplan, was die spätere Zuordnung erleichtert (zum empfohlenen Aktenplanschema geht es hier) - Beispiele:
- "Anfragen zur Eingruppierung von..."
- "Widerspruch des Betriebsrats gegen die beabsichtigte Kündigung von..."
Dass korrekte "Betreff"-Vermerke manchmal etwas lang geraten, lässt sich dabei nicht vermeiden. Kürzere "Betreffs" würden den wichtigen Zweck, Hilfe bei der Zuordnung und Ablage der Schreiben zu sein, nicht erfüllen.
Die Anrede:
Das übliche "Sehr geehrte..." ist heute nicht mehr ohne Alternative. Bei manchen Schreiben kann man - ohne deshalb unhöflich zu sein - ganz auf eine Anrede verzichten, und zwar immer dann, wenn der Betriebsrat an den Arbeitgeber eine rein formale Mitteilung über einen Beschluss des Betriebsrats schickt. In diesen Fällen braucht das Schreiben keine Anrede - man beginnt drei, vier Zeilen unter dem "Betreff" gleich mit dem eigentlichen Mitteilungstext: "Der Betriebsrat hat in seiner Sitzung vom..."
In allen anderen Fällen kann man einfach mit einem höflichen, aber knappen und neutralen "Guten Tag" oder auch "Guten Tag, meine Damen und Herren" beginnen.
Der Einstieg:
Die ersten zwei, drei Zeilen eines Briefs fassen zusammen, was der Betriebsrat getan hat, bevor dieses Schreiben verfasst wurde - anders ausgedrückt: Zweck und Ziel des Schreibens werden klar genannt. Sehr oft wird das so aussehen: "Der Betriebsrat hat in seiner Sitzung vom ...(Datum)... beschlossen" ...dass er etwas tun will oder vom Arbeitgeber etwas verlangt.
Wichtig: Bei der Mitteilung von Beschlüssen muss immer das genaue Datum der Beschlussfassung angegeben werden!
Andere häufig verwendete Einstiegsfloskeln sind:
- "Der Betriebsrat hat in seiner letzten Sitzung über ...(Thema in Stichwortform einfügen)... beraten."
- "Der Betriebsrat hat sich mit dem Thema XYZ befasst"
- "Dem Betriebsrat liegt die Information vor, dass..."
Die Begründung:
Das im "Betreff" und noch einmal im Einstieg signalisierte Anliegen muss kurz begründet werden - z.B. durch eine genauere Beschreibung der Situation oder der Information, um die es geht. Danach folgt die (konkrete) Schlussfolgerung des Betriebsrats aus dieser Situationsbeschreibung.
Dafür wird im Detail beschrieben, wie sich die Forderung des Betriebsrats zusammensetzt, wie der Vorschlag des Betriebsrats in seinen Einzelheiten aussieht, was vom Arbeitgeber erwartet wird oder wie ein anstehendes Problem aus Sicht des Betriebsrats zu lösen wäre.
Konkrete Erwartung:
Den Abschluss des Briefs bildet die klare Formulierung, was der Betriebsrat in der angesprochenen Angelegenheit konkret und umgehend vom Arbeitgeber erwartet. Das kann zum Beispiel sein:
- Prüfung eines Vorschlags und eine Stellungnahme dazu
- Handeln, wie es dem Beschluss des Betriebsrats entspricht (oder klar Gegenposition beziehen)
- das Verlangte zur Verfügung stellen (oder klar verweigern)
- Position beziehen
Fristen setzen:
Am Ende steht dann - je nachdem, um was es geht - z.B. noch eine klare Fristsetzung für eine Antwort oder auch ein Terminvorschlag für ein Gespräch (mit Frist für die Nennung eines Gegenvorschlags).