Die "Briefe des Monats"
Jeder ausgehende Brief muss selbstverständlich in irgendeiner Form archiviert werden. Das geschieht heute in aller Regel, indem jeder Brief auf dem PC unter dem richtigem Namen und am richtigen Ort abgespeichert wird. Aber:
Es spricht viel dafür, alle aktuellen Briefe zusätzlich noch "in echt", also als ausgedruckte Kopien griffbereit zu haben!
Denn gerade in den ersten Tagen, nachdem ein Brief rausgegangen ist, passiert doch immer wieder so etwas:
- Da kommt ein Anruf: "Sagen Sie mal, in Ihrem Schreiben vom..." (besser, man hat das Schreiben gleich zur Hand).
- Die Antwort auf ein Schreiben des Betriebsrats kommt mit der Post an: "Was haben wir denn da genau geschrieben?"
- Oder ein Arbeitnehmer kommt ins Betriebsratsbüro: "Sag' mal, du wolltest doch in meiner Sache was schreiben, kann ich das mal eben sehen?"
Ohne griffbereit liegende Papierausdrucke ist dann oft nicht einfach, den Brief schnell zu finden - gleich ob er im PC gespeichert oder in einem Aktenordner abgeheftet ist. Deshalb:
Von jedem Brief, der das Betriebsratsbüro verlässt, wird immer eine zusätzliche Kopie ausgedruckt! Ein Exemplar geht in den pasenden Ordner zu dem Problem um das es geht, die zweite kommt in einen Extra-Ordner mit dem Namen "Briefe des Monats"!
Und dieser Extra-Ordner (es muss natürlich nicht wirklich ein Ordner sein, ein Ringheft oder Schnellhefter genügt bei normalem Umfang des Schriftverkehrs), liegt immer griffbereit auf dem Schreibtisch. In ihm werden Durchschläge aller abgehenden Briefe und Mitteilungen eingeheftet - der aktuellste immer obenauf. Eine Unterteilung erfolgt nur nach Wochen (laufende Woche, letzte Woche usw.).
Damit sich da nicht zu viel ansammelt, werden immer bei Beginn einer Woche die Kopien der ganz unten im Ordner abgelegten Briefe rausgenommen und weggeworfen - von da an muss dann die abgespeichert Version oder die Kopie in den "normalen" Ordnern genügen.