Einladungen - an wen?
Das Wichtigste ist natürlich, dass die regulären Betriebsratsmitglieder rechtzeitig und mit ausreichend vielen Informationen schriftlich eingeladen werden. Dafür sollte der Betriebsratsvorsitzende ein Routineverfahren ausgearbeitet haben. Hier ein Beispiel für wöchentlich stattfindende Betriebsratssitzungen:
- laufend eine Liste mit den noch zu bearbeitenden Themen (offene und neue Probleme) führen
- eigener Ablagekorb bzw. eigener Speicherbereich für Informationsmaterial, das zu den Themen an die Betriebsratsmitglieder weitergegeben werden könnte
- vier Tage vor der nächsten Betriebsratssitzung: Zusammenstellung der Tagesordnung, der Einladung und der beizufügenden Informationen
- drei Tage vor der Betriebsratssitzung: Zustellung von Einladung, Tagesordnung, Material - schriftlich auf Papier oder (wenn das bereits zu einer Routine geworden ist) auch als E-Mail mit Anhängen (sonst eine Zeitlang beide Verfahren parallel praktizieren)
- bis zur Betriebsratssitzung täglich: nötige Aktualisierungen (z.B. durch neu eingehende Themen/Materialien) notieren, in wichtigen Fällen an Betriebsratsmitglieder weiterleiten
- in der Sitzung zu verteilendes Material kopieren
Dass der Betriebsratsvorsitzende die Vorbereitung der nächsten Betriebsratssitzung sorgfältig und systematisch betreibt, ist aber nur die eine Seite. Auch die Betriebsratsmitglieder selber müssen etwas dazu tun.
Dazu gehört vor allem, dass der Betriebsratsvorsitzende immer rechtzeitig und genau darüber informiert ist, welches Betriebsratsmitglied wann verhindert sein wird. Dafür sollte es zwei klare Regelungen geben:
Jedes Betriebsratsmitglied ist verpflichtet, den Vorsitzenden über jede Verhinderung so rechtzeitig wie möglich zu informieren!
Der Betriebsratsvorsitzende führt einen Urlaubsplan für alle Betriebsrats- und Ersatzmitglieder, der auch alle anderen vorhersehbaren Verhinderungen (z.B. Seminare) enthält!
Nur so kann der Betriebsratsvorsitzende die jeweiligen Ersatzmitglieder rechtzeitig ermitteln und einladen, was aus rechtlichen Gründen (rechtswirksame Beschlüsse!) zwingend erforderlich ist.