§ 34 Abs. 1 BetrVG
Was zu protokollieren ist...
Wenn im Gesetzestext von "Verhandlung" die Rede ist, dann sind damit die ganz normalen Sitzungen des Betriebsrats gemeint. Es gilt also:
Von jeder Betriebsratssitzung muss eine "Sitzungsniederschrift", also ein Protokoll erstellt werden! Dies gilt auch für Ausschusssitzungen.
Jedes Protokoll (siehe auch "Protokoll" und "Protokollaufbau") muss dabei mindestens Folgendes enthalten:
- den Wortlaut jedes Beschlusses (siehe § 33 Abs. 1 BetrVG)
- das Abstimmungsergebnis mit den genauen Stimmenzahlen (Ja, Nein, Enthaltungen)
- eine Teilnehmerliste mit eigenhändigen Unterschriften jedes Teilnehmers
Wichtig bei Video- oder Telefonkonferenzen:
Nimmt ein Betriebsratsmitglied online an einer Sitzung teil - oder findet die Sitzung komplett online statt (siehe § 30 BetrVG) - müssen die Teilnehmer ihre Teilnahme in Textform dem Vorsitzenden mitteilen (also per E-Mail). Diese Mitteilung ist der Niederschrift beizufügen.
Nimmt ein Betriebsratsmitglied online an einer Sitzung teil - oder findet die Sitzung komplett online statt (siehe § 30 BetrVG) - müssen die Teilnehmer ihre Teilnahme in Textform dem Vorsitzenden mitteilen (also per E-Mail). Diese Mitteilung ist der Niederschrift beizufügen.
Formulierungen wie "einstimmig" oder "mit Mehrheit" sind im Protokoll deshalb unzulässig, weil es (etwa im Fall einer Überprüfung durch das Arbeitsgericht) möglich sein muss, für jeden Beschluss nachzuweisen, dass der Betriebsrat stets beschlussfähig war. Es ist ja immerhin möglich, dass ein Betriebsratsmitglied früher gegangen ist oder die Sitzung vorübergehend verlassen hat.
Ein Schema für den Aufbau eines Protokolls findet sich hier...
Für gemeinsame Sitzungen mit dem Arbeitgeber gilt selbstverständlich: In Anwesenheit des Arbeitgebers fasst der Betriebsrat niemals Beschlüsse (oder führt interne Diskussionen)!
Noch einmal: Der Gesetzestext verlangt lediglich das Protokollieren der Beschlüsse und der Abstimmungsergebnisse. Aber:
Mit Blick auf die Anforderungen der Praxis ist es unbedingt nötig, dass das Protokoll zu jedem Tagesordnungspunkt zusätzlich in Stichworten oder kurzen Sätzen alle wichtigen Fakten, Informationen und Argumente aus der Diskussion nennt, u.a. auch den Inhalt von Anträgen, die keine Mehrheit gefunden haben (siehe "Protokollaufbau").
Denn allein mit Beschlusstext und Abstimmungsergebnis könnte der Betriebsrat(svorsitzende) später kaum noch nachvollziehen, aus welchen Gründen ein bestimmter Beschluss (nicht) gefasst wurde. Das aber ist sehr oft nötig - dazu zwei Beispiele:
Ein Betriebsrat muss ein Thema diskutieren, das ganz ähnlich schon einmal diskutiert wurde. Da erweist es sich als hilfreich, die damals genannten Argumente noch einmal durchlesen zu können.
Ein Betriebsrat hat einer beabsichtigten Kündigung widersprochen (§ 102 BetrVG). Nach einem halben Jahr kommt es zum Arbeitsgerichtsprozess, in dem die Betriebsratsvorsitzende als Zeugin aussagen soll. Ohne ein ausführliches und verständliches Protokoll wird ihr das schwerfallen.
Außerdem gilt:
Das Protokoll muss und sollte keinesfalls vom Betriebsratsvorsitzenden geschrieben werden. Er soll unabgelenkt die Sitzung leiten können (siehe "Sitzungsleitung"). Der Betriebrat sollte deshalb immer eins seiner Mitglieder fest mit dieser Aufgabe betrauen.
Vorsitzender und Protokollführer können (und müssen) dann zusammen das Protokoll unterschreiben!
Zum Abschluss eine etwas heikle Frage:
Ja, es ist rechtlich zulässig, das Schreiben des Protokolls einer Schreibkraft zu übertragen. Sinnvoll ist das aber nur, wenn der Protokollführer das handschriftlich notierte Protokoll nach der Sitzung der Schreibkraft diktiert. Da das eigentliche Protokollieren einer Betriebsratssitzung Fachkenntnisse voraussetzt und Entscheidungen darüber fordert, welche Diskussionsinhalte wichtig genug für das Protokoll sind, wäre eine Schreibkraft im Normalfall überfordert.
Auch hier bestätigen Ausnahmen manchmal die Regel: Es gibt auch langjährig erfahrene und für den Betriebsrat tätige Schreibkräfte, die zu eigenständiger Protokollführung in der Lage sind.
Um die Formulierung rechtssicherer Protokolle sicherzustellen, empfiehlt es sich in jedem Fall, die dafür Zuständigen zu einem entsprechenden Fachseminar zu schicken (siehe BZO-Seminar "Schriftführung").
Auch das geht nicht:
Das Aufzeichnen von Betriebsratssitzungen auf Tonträgern oder gar als Videoaufzeichnung sind untersagt! Dies gilt insbesondere dann, wenn die Verlockung groß ist, wie z.B. bei Video- oder Telefonsitzungen (siehe § 129 BetrVG)
§ 34 Abs. 1
(1) Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen, die mindestens den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der sie gefasst sind, enthält. Die Niederschrift ist von dem Vorsitzenden und einem weiteren Mitglied zu unterzeichnen. Der Niederschrift ist eine Anwesenheitsliste beizufügen, in die sich jeder Teilnehmer eigenhändig einzutragen hat. Nimmt ein Betriebsratsmitglied mittels Video- und Telefonkonferenz an der Sitzung teil, so hat es seine Teilnahme gegenüber dem Vorsitzenden in Textform zu bestätigen. Die Bestätigung ist der Niederschrift beizufügen.
Musterbriefe & Co.
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